میستری‌شاپینگ چیست؟

میستری شاپینگ یک روش کاربردی برای سنجش کیفیت خدمت‌رسانی به مشتری است و در کسب و کارهایی که کالا یا خدمتی را مستقیماً به مصرف‌کننده ارائه می‌کنند، کاربرد دارد. میستری‌شاپینگ، علاوه بر اندازه‌گیری سطح کیفی خدمات، نحوه عملکرد کارکنان صَف (کارکنانی که در نقاط تماس سازمان با مشتری فعالیت می‌کنند) را در شرایط واقعی (آن شرایطی که به دور از کنترل و نظارت مستقیم، به مشتری خدمت‌رسانی می‌شود) ارزیابی می‌کند. این کار توسط افرادی انجام می‌شود که آن‌ها را میستری‌شاپر می‌نامیم؛ آن‌ها آموزش می‌بینند تا به صورت ناشناس و در قالب مشتری از شما خرید و یا از خدماتتان استفاده کنند و سپس عملکرد کارکنان را با معیارها و استانداردها مطابقت داده و گزارش دهند.

در کسب و کارهایی که ارتباط مستقیم با مشتری دارند، کارکنان در نقطه تماس سازمان با مشتری قرار می‌گیرند و ارائه دهنده محصولات و خدمات هستند لذا عملکردشان به شدت بر دیدگاه مشتری اثرگذار است. از این رو باید بر کارکنان سرمایه‌گذاری کرد، دانش لازم را در اختیارشان قرار داد، نحوه خدمت‌رسانی استاندارد را به آنان آموزش داد و مرتب عملکردشان را پیگیری و ارزیابی کرد تا از اجرای صحیح استانداردها اطمینان حاصل شود.

چرا باید از میستری‌شاپینگ استفاده کرد؟

دلیل بسیار مهم برای استفاده از میستری‌شاپینگ وجود دارد:

اعتبار بین‌المللی روش میستری‌شاپینگ

از دیدگاه برندها و سازمان‌های معتبر دنیا، میستری‌شاپینگ یک روش کارآمد برای ارزیابی کارکنان و سنجش کیفیت خدمت‌رسانی به مشتری است.

سنجش تجربه مشتری

میستری‌شاپینگ این امکان را فراهم می‌کند تا خود را از دیدگاه مشتری ببینید و نقاطی که بر تجربه مثبت و به یادماندنیِ او اثرگذار است را شناسایی کنید و کیفیت خدمت‌رسانی را ارتقاء دهید.

ارزیابی عملکرد کارکنان صَف

میستری‌شاپینگ کمک می‌کند عملکرد کارکنان را بسنجید و نحوه ارائه خدمات و فروش محصولات را با استانداردها و قوانین مطابقت دهید تا در صورت وجود انحراف، نسبت به ارائه آموزش و انجام اصلاحات اقدام کنید و از بروز آسیب‌های بزرگ و سنگین جلوگیری نمایید.

تفاوت میستری‌شاپینگ و نظرسنجی از مشتریان چیست؟

باید در نظر داشته باشید که مشتری، استانداردهای شما را نمی‌شناسد و ممکن است خیلی سطحی و غیرتخصصی اقدام به ارزیابی کند. همچنین ممکن است شما را در مقایسه با دیگر برندها و سازمان‌هایی که استراتژی متفاوتی از شما دارند، قضاوت نماید و یا به دلیل تجربه ناخوشایندی که یکبار از شما داشته‌، مغرضانه اظهار نظر کند. مضاف بر اینکه خیلی از افراد تمایلی به نظرسنجی ندارند، فرم‌ها را بطور کامل تکمیل نمی‌کنند، پاسخ‌های ناقص یا بی‌ربط می‌دهند و دچار خطاهای مرسوم در نظرسنجی می‌شوند. این در صورتی است که میستری‌شاپر برای انجام این کار آموزش می‌بیند، با استانداردهای خدمت‌رسانی آشنا می‌شود، دستورالعمل دریافت می‌کند، مطابق با یک سناریو پیش می‌رود، توسط کارشناسان ما کنترل می‌شود، گزارشش بررسی می‌گردد و سپس به دست شما می‌رسد. با این تفاسیر، میستری‌شاپر ملزم است کارش را درست انجام دهد اما برای مشتری الزامی وجود نخواهد داشت.

بنابراین می‌توان گفت، گزارشات میستری‌شاپینگ اعتبار بالاتری نسبت به نظرسنجی از مشتریان دارد زیرا کاملاً بی‌طرفانه بوده و علاوه بر آن، هم تجربه مشتری را مدنظر قرار می‌دهد و هم استانداردها را می‌سنجد لذا نتایجش به شدت در عملکرد سازمان و نحوه خدمت‌رسانی به مشتری اثرگذار خواهد بود. کما اینکه ما پیشنهاد می‌کنیم هیچ روشی را متوقف نکنید و نظرسنجی از مشتریان را در کنار میستری‌شاپینگ انجام دهید زیرا استفاده از هر دو روش، بینش و درک عمیق‌تری به شما می‌دهد و موجب می‌شود تصمیمات بهتری اتخاذ کنید.

میستری‌شاپینگ چه کمکی به کسب و کارها می‌کند؟

میستری‌شاپینگ نتیجه عملکرد کارکنان صَف را گزارش می‌دهد و به کسب و کارها کمک می‌کند کیفیت ارائه خدماتشان را بسنجند و با تطابق و مقایسه آن با استانداردها، برای آموزش کارکنان و ارتقاء سطح کیفی خدمات برنامه‌ریزی کنند. لذا می‌توان نتایج میستری‌شاپینگ را به کارکردها و ماژول‌های واحد منابع انسانی از قبیل: حقوق و دستمزد، پاداش‌دهی، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه و ارتقاء شغلی متصل کرد.

از آنجا که میستری‌شاپرها ناشناس باقی می‌مانند، بازخوردها کاملاً صریح و به دور از ملاحظات فردی ارائه می‌شود تا بیشترین تأثیر را بر عملکرد سازمان داشته باشد.

مزایای استفاده از میستری‌شاپینگ برای کسب و کارها:

سطح کمی و کیفی خدمت‌رسانی به مشتری را می‌سنجد و اطلاعات عمیق و تخصصی در این باره ارائه می‌کند؛

موجب شناسایی نقاط قوت و نقاط قابل بهبود در خدمت‌رسانی می‌شود؛

نحوه اجرای استانداردهای خدمت‌رسانی را بررسی می‌کند و میزان انحراف را نمایش می‌دهد؛

مشکلات کوچک را قبل از بزرگ شدن شناسایی می‌کند و نمایش می‌دهد؛

به استخراج نیازهای آموزشی کمک می‌کند و موجب هدفمندسازی برنامه‌های آموزشی خواهد شد؛

توجه و بودجه سازمان را به قسمت‌هایی که نیاز بیشتری به بهبود دارد، هدایت می‌کند؛

عملکرد کارکنان صَف را به طور منظم و در مرور زمان ارزیابی می‌کند؛

نیاز به انواع نظرسنجی و روش‌های سنتی را کاهش می‌دهد

موجبات توسعه کارکنان را از طریق ارائه بازخورد فراهم می‌آورد

در بهبود عملکرد کارکنان و ارتقاء سطح کمی و کیفی خدمت‌رسانی به مشتری مؤثر است

ابزاری برای پاداش‌دهی و تشویق را در اختیار سازمان قرار می‌دهد

مشوق‌ها را با عملکرد کارکنان پیوند می‌دهد و تیم عملیاتی را به ارائه خدمات بهتر تشویق می‌کند

کارکنان را برمی‌انگیزاند تا تمام مشتریان را به چشم میستری‌شاپر نگاه کنند و بهترین خدمات را ارائه دهند

خدمات حوزه میستری‌شاپینگ

آماده‌سازی زیرساخت ارزیابی

پیش از اینکه بخواهیم میستری‌شاپینگ را در کسب و کار شما انجام دهیم باید آگاه باشیم استانداردهای سرویس‌دهی شما به مشتری چه هستند و سپس برای ارزیابی آن اقدام کنیم. مراحلی که ما برای شناسایی و استخراج استانداردهای سرویس‌دهی شما به مشتری انجام می‌دهیم عبارتند از:

  • تعیین شاخص‌ها و زیرشاخص‌های ارزیابی
  • طراحی پرسشنامه ارزیابی
  • طراحی سناریو ارزیابی
  • تعیین ویژگی‌های میستری‌شاپر
  • ایجاد پروفایل سازمان در وب‌اپلیکیشن

برنامه‌ریزی و انجام ارزیابی

ما میستری‌شاپرها را برای ارزیابی خدمات، آموزش می‌دهیم و برای هر یک از ارزیابی‌ها به او دستورالعمل می‌دهیم تا مطابق با آن عمل کند و گزارش دهد. اقداماتی که پیش از هر ارزیابی میستری‌شاپینگ انجام می‌دهیم عبارت است از:

  • زمانبندی انجام میستری‌شاپینگ
  • تخصیص پروژه‌ به میستری‌شاپر
  • ارائه دستورالعمل ارزیابی به میستری‌شاپر
  • انجام ارزیابی
  • ارائه گزارش

ارائه گزارش

تمام گزارشاتی که میستری‌شاپرها ارائه می‌دهند توسط کارشناسان ما بررسی و در صورت نیاز ویرایش می‌شود و سپس برای کارفرما ارسال خواهد شد. علاوه بر ارائه گزارشات موردی از انجام میستری‌شاپینگ، تمام اطلاعات آن گزارش در یک داشبورد ذخیره می‌شوند تا کارفرما قادر باشد اطلاعات میستری‌شاپینگ را در مرور زمان نگاه کند و عملکرد را در بازه‌های زمانی مختلف مقایسه نماید. اقداماتی که پس از دریافت هر گزارش میستری‌شاپینگ انجام می‌دهیم عبارت است از:

  • بررسی گزارشات توسط کارشناسان کارتا
  • ارائه گزارشات توصیفی و نموداری برای هر شعبه
  • ارائه داشبورد تجمیعی گزارشات با امکان فیلتر و مقایسه شعب بر اساس شاخص‌ها

ویژگی‌های داشبورد گزارشی که در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد:

  • گزارشات از قابلیت ضمیمه کردن عکس، فیلم و صدا برخوردار هستند؛
  • تمام گزارشات بر روی یک سرور ایمن ذخیره می‌شوند و برای همیشه در دسترس خواهند بود؛
  • گزارشات تحت وب منتشر می‌شوند و در طول شبانه‌روز و از هر نقطه‌ای می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت؛
  • داشبورد گزارشات، از قابلیت شخصی‌سازی و استفاده از لوگوی سازمانی برخوردار است؛
  • برای کاربران گزارشات، می‌توان حدود و سطوح دسترسی تعریف کرد؛
  • داشبورد گزارشات، تمام اطلاعات مورد نیاز را در یک نگاه در اختیار کاربران قرار می‌دهد؛
  • ‌گزارشات کاملاً هوشمند هستند و مستقیماً در پلتفرم وب تهیه و به صورت آنلاین منتشر می‌‌شوند.
  • گزارشات داینامیک هستند و استفاده از فیلترها و مقایسه در بازه‌های زمانی مختلف را فراهم می‌کنند؛
  • نمودارها در قالبی زیبا و ساده طراحی شده‌اند تا عملکرد را به نمایش بگذارند و تحلیل و تصمیم‌گیری را تسهیل کنند؛
  • گزارشات قابلیت خروجی به PDF دارند؛
  • نسخه PDF گزارشات به صورت خودکار به آدرس ایمیل مالکین و مدیران کسب‌وکار ارسال می‌شود؛